電子檔案管理辦法

第一條  為了加強和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，促進檔案工作更好服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條  檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織 (以下簡稱組織機構(gòu))的電子檔案管理，適用本辦法。本辦法所稱電子檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲的，對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的各種信息記錄。

第三條  組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合下列要求：

(一)來源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)活動中產(chǎn)生，形成者、形成活動、形成時間可確認(rèn)，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。

(二)程序規(guī)范。全過程管理符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，并且準(zhǔn)確記錄、可追溯。

(三)要素合規(guī)。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第四條  組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立管理機制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊伍，滿足電子檔案管理需求。

第五條  組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強電子檔案全過程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進行元數(shù)據(jù)采集、維護等活動，完整記錄電子檔案管理過程。

第六條  組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提升電子檔案管理水平。

第七條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強各類電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價值的電子文件應(yīng)歸盡歸，并按規(guī)定移交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收。

第八條  電子檔案管理的全過程應(yīng)當(dāng)符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個人信息保護、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。

第二章 機構(gòu)及其職責(zé)

第九條  國家檔案主管部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，推進電子檔案安全保管和有效利用，推動電子檔案全過程管理能力評估。

縣級以上地方檔案主管部門監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導(dǎo)所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。

第十條  按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：

(一)確定管理電子檔案的機構(gòu)或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責(zé)任制，納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃等，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；     

(二)協(xié)調(diào)檔案、文秘、業(yè)務(wù)、信息化、保密等職能部門共同推進電子檔案管理，加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)；

(三)電子文件形成部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理、歸檔等工作；

(四)管理電子檔案的機構(gòu)或人員負(fù)責(zé)本單位電子檔案的管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交電子檔案。

第十一條  檔案館應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：

(一)建設(shè)滿足電子檔案長期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；

(二)收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；

(三)建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。

第十二條  檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強與本行政區(qū)域有關(guān)信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等主管部門的工作協(xié)同，共同推進電子檔案管理工作。

第十三條  組織機構(gòu)應(yīng)當(dāng)支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規(guī) 定參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。

第三章  電子文件整理與歸檔

第十四條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案進行管理。

第十五條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形成、辦理、傳輸、存儲屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定。

辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。

第十六條  電子文件應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)具備開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

第十七條  電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個管理過程元數(shù)據(jù)。

電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施。

黨政機關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)當(dāng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機構(gòu)電子文件歸檔可以參照處理。

第十八條  電子文件形成部門和電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進行清點、登記，對其真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。

第十九條  電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進行審核、編制檔號、確認(rèn)保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。

第四章  電子檔案移交與接收

第二十條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應(yīng)當(dāng)做好接收工作，對于符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。

經(jīng)同級檔案主管部門同意，專業(yè)性較強或者需要保密的電子檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定延長向檔案館移交的期限。

經(jīng)檔案館同意，對于未到國家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責(zé)后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項的， 應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理。

第二十一條  機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

(一)按照國家關(guān)于電子檔案移交與接收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對移交的電子檔案進行組織，并進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交；

(二)電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；

(三)采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)去除加密措施后移交；

(四)移交的電子檔案應(yīng)當(dāng)附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。

第二十二條  檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對移交的電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫。

第二十三條  電子檔案移交接收應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進行。不具備在線移交條件的，應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的存儲介質(zhì)進行離線移交，存儲介質(zhì)的選擇和檢測應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

第五章 電子檔案保管與處置